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Deja de desperdiciar recursos

by | En lo académico, Negocios

A lo largo de mi vida he aprendido una valiosa lección sobre la productividad y el rendimiento; casi siempre se pueden mejorar, sin importar el tamaño, naturaleza o sector de cualquier organización. En este artículo compartiré algunas reflexiones al respecto.

Yo estudié Ingeniería de Producción en la universidad, por lo que me convertí en un ingeniero enfocado en maximizar la productividad a la vez que se reducen los desperdicios a través de cada etapa del proceso productivo de cualquier producto o servicio.

Mi tesis de grado se basó en el estudio de los procesos de producción en la industria pastelera para poder mejorar el rendimiento de los mismos a través de tecnologías esbeltas (manufactura esbelta). Así que podríamos decir que realmente me apasionó la esencia de ser un ingeniero de producción y a medida que me incorporé al mundo laboral empecé a notar cuan improductivas suelen ser las compañías y organizaciones sin si quiera notarlo.

No importa si eres un emprendedor y tu startup apenas empieza a ver la luz o si trabajas en una gran multinacional, las probabilidades apuntan sugieren que su rendimiento puede mejorarse.

Por esta razón quise resaltar tres síntomas que pueden indicar recursos desperdiciados en tu lugar de trabajo, inclusive si trabajas desde casa. Elementos como movimientos innecesarios, tiempos de espera y exceso de inventario son solo algunas de las cosas que ciertas organizaciones  no toman encuesta cuando realizan un análisis de sus operaciones para optimizarlas.

1. Desperdicio por movimiento

 

 

 

Este tipo de desperdicio es el más común en la experiencia que he tenido en diferentes organizaciones. No importa si se trata de una organización política o de una startup tecnológica; tener contabilizados los movimientos que tú y el resto de tu equipo tienen que realizar para completar una tarea o serie de areas es clave para identificar y eliminar redundancias.

Este tipo de desperdicio lo podemos encontrar en nuestros hogares también. La próxima vez que vayas a la cocina por un vaso de agua mira fijamente tus movimientos, puede que estes realizando movimientos repetidos yendo y viniendo del refrigerador por ejemplo. Quizás lo veas como algo trivial pero cuando le asignamos un valor monetario a nuestro tiempo, cada segundo empieza a tener un peso más notable.

Un ejemplo de este tipo de desperdicio en el puesto de trabajo se evidencia en las oficinas que tienen un cuarto de copiado/impresión (Copy Room). Estamos de acuerdo en que hacer que el personal de una empresa se levante de sus sillas varias veces al día es algo bueno para su salud (mira porqué standing desks son una buena adición para tu escritorio) pero no es tan bueno para el rendimiento de la organización.

Existen muchas opciones para organizaciones que desean motivar a sus empleados a levantarse de sus puestos de trabajo mas a menudo que no tienen un impacto directo en el rendimiento de la empresa.

2. Desperdicio por defectos

 

 

 

Una de las peores situaciones que una empresa puede afrontar es tener defectos en sus productos o servicios (si, los servicios también pueden tener defectos). Si vendes bombillas y 1 de cada 5 se dañan por defectos al ser usada por un cliente o si vendes soluciones de hospedaje web y el downtime de tus servidores es muy alto estarás en presencia de uno de estos escenarios:

 

  1. Tendrás que lidiar con devoluciones de productos defectuosos o emails de clientes no satisfechos con tu servicio. Por ello tendrás que designar y dedicar personal para recibir, procesar y solventar estos problemas. A su vez esto se traduce en menos personas produciendo, investigando y desarrollando nuevos productos, lo que impactará directamente el desempeño de tu organización.
  2. Necesitarás prestar atención e un problema de control de calidad en tu línea de producción. Si no estas familiarizado con las diferencias entre control de la calidad y aseguramiento de la calidad lee éste post. El punto es que resulta mucho más productivo a largo plazo tener una política efectiva de aseguramiento de la calidad que una de control de calidad. La última se encarga de chequear los productos o servicios post-producción mientras que la primera busca prevenir cualquier defecto a lo largo de todo el proceso de producción, reduciendo e inclusive eliminando outputs defectuosos del todo.

3. Desperdicio por personal inutilizado

 

 

 

Un error de principiante para cualquier gerente en cualquier organización es no aprovechar por completo el talento de un equipo. Tener un inventario de las habilidades de cada miembro del mismo ayuda a prevenir tener personas de brazos cruzados.

Ya sé que no todas las organizaciones presentan este problema a menudo ya que suele ocurrir con mayor frecuencia en equipos grandes. Sin embargo, asignar una tarea a un miembro equivocado del equipo puede también ser un desperdicio que entra dentro de esta categoría.

Un buen gerente o líder de equipo debe saber no solo quién es la persona indicada para cumplir una tarea específica sino que también debe conocer cuáles tareas no son aptas para ciertos miembros del equipo basado en sus conocimiento o experiencia.

4. Desperdicio por sobre-procesamiento

 

 

 

Este es un tipo de desperdicio común en algunas startups que, obsesionadas con crear un MVP (Producto Mínimamente Viable) muy bueno son incapaces de darse cuenta de que lo que tienen ya es lo suficientemente bueno como para realizar pruebas en el mercado.

Este problema puede resolverse fácilmente a través de mentirías externas que puedan dar un feedback válido y neutral acerca del estado del prototipo.

Otro lugar en el que este tipo de desperdicio es fácilmente visible es en oficinas públicas y bancos. La próxima vez que vayas a realizar cualquier tipo de papeleo en la administración pública puedes identificar este desperdicio en duplicados innecesarios, exceso de requisitos o el número de veces que debes ir a diferentes oficinas para completarlo. Lo más probable es que te estén haciendo perder el tiempo innecesariamente.

¿Has experimentado alguno de estos tipos de desperdicios en tu lugar de trabajo?

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